Finanzordnung vom 01.04.2007

§ 1 Einführung
Diese Finanzordnung ist eine Ergänzung von § 16 Ziffer 1 der Satzung des Hessischen
Schachverbandes.
§ 2 Beitragszahlung
1. Der Schatzmeister versendet grundsätzlich bis zum 10.02. eines jeden Jahres die
Beitragsrechnungen an die Bezirke.
Die Bezirkskassierer haben die Beiträge an den HSV in zwei gleichen Raten, spätestens
am 25.03. und 25.09. eines jeden Jahres zu entrichten.
2. Für die Beitragsermittlung sind die durch die DSB-Mitgliederdatei zum 01.01. eines
jeden Jahres ermittelten Mitgliederzahlen verbindlich.
3. Erfolgt die Zahlung der Raten nicht zu den genannten Terminen, wird nach einer Frist
von zehn Tagen ein Säumniszuschlag erhoben. Der Säumniszuschlag beträgt ein v. H.
des rückständigen, auf 50 € nach unten abgerundeten Beitrags, mindestens jedoch 3 €.
In Fällen besonderer Härte oder bei verspäteter Versendung der Beitragsrechnungen
kann durch Beschluss des geschäftsführenden Präsidiums auf die Erhebung von
Säumniszuschlägen verzichtet werden.
§ 3 Haushaltsplan
1. Der Schatzmeister ist verpflichtet, dem erweiterten Vorstand in der Herbstsitzung des
laufenden Geschäftsjahres den Haushaltsplan des nächsten Haushaltsjahres zur
Beschlussfassung vorzulegen.
2. Der Schatzmeister hat den Rechnungsprüfern den Haushaltsplan des abgelaufenen
Jahres mit der Jahresrechnung und den dazugehörigen Belegen rechtzeitig vorzulegen.
3. Es wird ein Finanzausschuss gebildet, dem der Präsident, der Vizepräsident, der
Schatzmeister, ein Bezirksvorsitzender und der Kassenwart der Hessischen
Schachjugend angehören. Der Bezirksvorsitzende, der dem Finanzausschuss als
Vertreter der Bezirke angehört, wird vom erweiterten Präsidium bestimmt. Aufgabe des
Finanzausschusses ist insbesondere die Beratung und Unterstützung des Schatzmeisters
in wichtigen finanztechnischen Fragen und die Mitwirkung bei der Erstellung des
Etatentwurfes für das jeweils nächste Haushaltsjahr.
§ 4 Inventarverzeichnis
Zu dem Kassenbericht nach § 12 Abs. 2 der Satzung hat der Schatzmeister ein
Inventarverzeichnis über das gesamte Sacheigentum des Verbandes vorzulegen.
§ 5 Kassenverwaltung
1. Im Rahmen der Kassenverwaltung ist der Schatzmeister berechtigt, über Beträge
außerhalb des Haushaltsplanes bis zu 500 € selbstständig sowie im Einvernehmen mit
dem Präsidenten über Beträge außerhalb des Haushaltsplanes bis zu 1.000 € zu
verfügen.
Über außer- und überplanmäßige Ausgaben über 1.000 € bis einschließlich 4.000 €
entscheidet das geschäftsführende Präsidium.
Außer- und überplanmäßige Ausgaben über 4.000 € werden im Rahmen eines vom
erweiterten Präsidium zu beschließenden Nachtragshaushaltes vorgenommen.
§ 6 Etatverwaltung
Jeder Referent ist für eine angemessene Bewirtschaftung des /der von ihm verwalteten
Etats verantwortlich. Insbesondere vor der jährlichen Erstellung des neuen
Haushaltsplanes ist durch den verantwortlichen Referenten zu prüfen, ob der Etatansatz
im Hinblick auf die sich im neuen Haushaltsjahr stellenden Aufgaben angepasst
werden muss. Durchzuführende Anpassungen (d. h. Erhöhungen und Einsparungen)
sind dem Schatzmeister bis zum 01.07. des laufenden Geschäftsjahres mitzuteilen.
§ 7 Kostenerstattungen
1. Zahlungen erfolgen grundsätzlich aufgrund von Belegen. Ebenso sind
Akontozahlungen im Interesse einer nachvollziehbaren Kassenführung entweder auf
schriftlichem Wege oder durch E-Mail unter Angabe der Empfängerkontoverbindung
und des Verwendungszwecks anzufordern.
2. Größere Auslagen sind umgehend, kleinere möglichst zum Jahresende abzurechnen.
Ausschlusstermin für die Abrechnung von Auslagen eines Geschäftsjahres ist der 31.
Januar des folgenden Jahres; danach geltend gemachte Auslagen können nur in Fällen
besonderer Härte durch Beschluss des geschäftsführenden Präsidiums erstattet werden.
3. Die im Rahmen der Etats zur Erstattung einzureichenden Belege sind vor der
Abrechnung vom jeweiligen Etatverantwortlichen auf ihre sachliche und rechnerische
Richtigkeit zu prüfen.
4. Fahrtkosten:
Autofahrer erhalten als Fahrtkostenzuschuss den Betrag von 0,25 € je gefahrenem
Kilometer.
Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden aufgrund der vorgelegten Fahrkarte
abgerechnet. Es gelten die Fahrpreise für die 2. Klasse.
Fahrten über 1.000 Kilometer Gesamtstrecke sind zu begründen.
5. Verpflegungsmehraufwendungen:
Als Verpflegungszuschuss bei Auswärtstätigkeiten für den Verband (z.B.
Turnierleitereinsatz bei Verbandsmeisterschaften) wird ein Betrag in Höhe des
Pauschbetrags für Dienstreisen nach den jeweils geltenden steuerrechtlichen
Vorschriften gewährt.
6. Übernachtungskosten:
Notwendige Übernachtungskosten für den Verband werden grundsätzlich nach Beleg
erstattet. Bei Gesamtpreis einschließlich Frühstück erfolgt eine Kürzung nach den
jeweils geltenden steuerrechtlichen Vorschriften.
7. DSB-Kongress:
Für den Präsidenten oder seinen Vertreter werden maximal 3 Verpflegungszuschüsse
und die Kosten für maximal 3 Übernachtungen gezahlt.
Für die übrigen Delegierten werden maximal 2 Verpflegungszuschüsse und die Kosten
für maximal 2 Übernachtungen gezahlt.
§ 8 Honorare
Alle Vergütungen für selbstständig tätige Honorarkräfte werden durch das
geschäftsführende Präsidium bestimmt.
§ 9 Gebühren
Gebühren für Proteste, Beschwerden und Berufungen, Nenngebühren, Reuegelder und
Ordnungsgebühren werden in der Turnierordnung des HSV festgesetzt.
§ 10 Inkrafttreten
Die Neufassung der Finanzordnung tritt mit der Zustimmung des Verbandskongresses
am 01. April 2007 in Bruchköbel in Kraft.
Anhang
Der Neufassung der Finanzordnung wurde auf dem Verbandskongress am 01. April 2007 in
Bruchköbel zugestimmt.
Anmerkungen:
zu § 7 Nr. 4, Fahrtkosten
Ein Fahrkostenzuschuss mit dem Kfz steht ausschließlich dem Fahrer zu, nicht jedoch dem
Mitfahrer.
Entstehen bei Fahrten für den HSV mit öffentlichen Verkehrsmitteln keine Mehrkosten, weil
der Fahrer aus anderen Gründen bereits einen Fahrschein erworben hat (z.B. Monatskarte), so
sind die Kosten für den Fahrschein anteilig erstattungsfähig. Hierfür sind die dem Fahrer
entstandenen Kosten für den Fahrschein im Nutzungsverhältnis aufzuteilen und eine
Fahrscheinkopie als Beleg ausreichend.
zu § 7 Nr. 5, Verpflegungsmehraufwendungen
Dienstreisen im Inland (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG; Stand 01.01.2007)
Dauer Je Kalendertag Pauschbetrag
24 Sunden 24 €
mindestens 14 bis weniger als 24 Std. 12 €
mindestens 8 bis weniger als 14 Std. 6 €
zu § 7 Nr. 6, Übernachtungskosten (R 40 Abs. 1 LStR, Stand 01.01.2007)
Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nachgewiesen
und lässt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur
Ermittlung der Übernachtungskosten im Inland um 4,50 € zu kürzen.