Finanzordnung vom 27.04.2013

§ 1 Einführung

Diese Finanzordnung ist eine Ergänzung von § 16 Ziffer 1 der Satzung des Hessischen Schachverbandes.

§ 2 Beitragszahlung

1. Der Schatzmeister versendet grundsätzlich bis zum 10.02. eines jeden Jahres die Beitragsrechnungen an die Bezirke.Die Bezirkskassierer haben die Beiträge an den HSV in zwei gleichen Raten, spätestens am 25.03. und 25.09. eines jeden Jahres zu entrichten.
2. Für die Beitragsermittlung sind die durch die DSB-Mitgliederdatei zum 01.01. eines jeden Jahres ermittelten Mitgliederzahlen verbindlich.
3. Erfolgt die Zahlung der Raten nicht zu den genannten Terminen, wird nach einer Frist von zehn Tagen ein Säumniszuschlag erhoben. Der Säumniszuschlag beträgt ein v. H. des rückständigen, auf 50 € nach unten abgerundeten Beitrags, mindestens jedoch 3 €.In Fällen besonderer Härte oder bei verspäteter Versendung der Beitragsrechnungen kann durch Beschluss des geschäftsführenden Präsidiums auf die Erhebung von Säumniszuschlägen verzichtet werden.

§ 3 Haushaltsplan

1. Der Schatzmeister ist verpflichtet, dem erweiterten Vorstand in der Herbstsitzung des laufenden Geschäftsjahres den Haushaltsplan des nächsten Haushaltsjahres zur Beschlussfassung vorzulegen.
2. Der Schatzmeister hat den Rechnungsprüfern den Haushaltsplan des abgelaufenen Jahres mit der Jahresrechnung und den dazugehörigen Belegen rechtzeitig vorzulegen.
3. Es wird ein Finanzausschuss gebildet, dem der Präsident, der Vizepräsident, der Schatzmeister, ein Bezirksvorsitzender und der Kassenwart der HessischenSchachjugend angehören. Der Bezirksvorsitzende, der dem Finanzausschuss als Vertreter der Bezirke angehört, wird vom erweiterten Präsidium bestimmt. Aufgabe des Finanzausschusses ist insbesondere die Beratung und Unterstützung des Schatzmeisters in wichtigen finanztechnischen Fragen und die Mitwirkung bei der Erstellung des Etatentwurfes für das jeweils nächste Haushaltsjahr.

§ 4 Inventarverzeichnis

Zu dem Kassenbericht nach § 12 Abs. 2 der Satzung hat der Schatzmeister ein Inventarverzeichnis über das gesamte Sacheigentum des Verbandes vorzulegen.

§ 5 Kassenverwaltung

1. Im Rahmen der Kassenverwaltung ist der Schatzmeister berechtigt, über Beträge außerhalb des Haushaltsplanes bis zu 500 € selbstständig sowie im Einvernehmen mit dem Präsidenten über Beträge außerhalb des Haushaltsplanes bis zu 1.000 € zu verfügen.Über außer- und überplanmäßige Ausgaben über 1.000 € bis einschließlich 4.000 € entscheidet das geschäftsführende Präsidium.Außer- und überplanmäßige Ausgaben über 4.000 € werden im Rahmen eines vom erweiterten Präsidium zu beschließenden Nachtragshaushaltes vorgenommen.

§ 6 Etatverwaltung

Jeder Referent ist für eine angemessene Bewirtschaftung des /der von ihm verwalteten Etats verantwortlich. Insbesondere vor der jährlichen Erstellung des neuen Haushaltsplanes ist durch den verantwortlichen Referenten zu prüfen, ob der Etatansatz im Hinblick auf die sich im neuen Haushaltsjahr stellenden Aufgaben angepasst werden muss. Durchzuführende Anpassungen (d. h. Erhöhungen und Einsparungen) sind dem Schatzmeister bis zum 01.07. des laufenden Geschäftsjahres mitzuteilen.

§ 7 Kostenerstattungen

1. Zahlungen erfolgen grundsätzlich aufgrund von Belegen. Ebenso sind Akontozahlungen im Interesse einer nachvollziehbaren Kassenführung entweder auf schriftlichem Wege oder durch E-Mail unter Angabe der Empfängerkontoverbindung und des Verwendungszwecks anzufordern.
2. Größere Auslagen sind umgehend, kleinere möglichst zum Jahresende abzurechnen. Ausschlusstermin für die Abrechnung von Auslagen eines Geschäftsjahres ist der 31. Januar des folgenden Jahres; die Abrechnung von Turnieren soll bis 30 Tage nach Turnierende erfolgen; danach geltend gemachte Auslagen können nur in Fällen besonderer Härte durch Beschluss des geschäftsführenden Präsidiums erstattet werden.
3. Die im Rahmen der Etats zur Erstattung einzureichenden Belege sind vor der Abrechnung vom jeweiligen Etatverantwortlichen auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfen.
4. Fahrtkosten: Autofahrer erhalten als Fahrtkostenzuschuss den Betrag von 0,30 € je gefahrenem Kilometer. Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden aufgrund der vorgelegten Fahrkarte abgerechnet. Es gelten die Fahrpreise für die 2. Klasse. Fahrten über 1.000 Kilometer Gesamtstrecke sind zu begründen.
5. Verpflegungsmehraufwendungen: Als Verpflegungszuschuss bei Auswärtstätigkeiten für den Verband (z.B.Turnierleitereinsatz bei Verbandsmeisterschaften) wird ein Betrag in Höhe des Pauschbetrags für Dienstreisen nach den jeweils geltenden steuerrechtlichen Vorschriften gewährt.
6. Übernachtungskosten: Notwendige Übernachtungskosten für den Verband werden grundsätzlich nach Beleg erstattet. Bei Gesamtpreis einschließlich Frühstück erfolgt eine Kürzung nach den jeweils geltenden steuerrechtlichen Vorschriften.
7. DSB-Kongress: Für den Präsidenten oder seinen Vertreter werden maximal 3 Verpflegungszuschüsse und die Kosten für maximal 3 Übernachtungen gezahlt. Für die übrigen Delegierten werden maximal 2 Verpflegungszuschüsse und die Kosten für maximal 2 Übernachtungen gezahlt.

§ 8 Honorare

Alle Vergütungen für selbstständig tätige Honorarkräfte werden durch das geschäftsführende Präsidium bestimmt.

§ 9 Gebühren

Gebühren für Proteste, Beschwerden und Berufungen, Nenngebühren, Reuegelder und Ordnungsgebühren werden in der Turnierordnung des HSV festgesetzt.

§ 10 Inkrafttreten

Die Neufassung der Finanzordnung tritt mit der Zustimmung des Verbandskongresses am 01. April 2007 in Bruchköbel in Kraft.

Anhang

Der Neufassung der Finanzordnung wurde auf dem Verbandskongress am 01. April 2007 in Bruchköbel zugestimmt.

Anmerkungen:

zu § 7 Nr. 4, Fahrtkosten: Ein Fahrkostenzuschuss mit dem Kfz steht ausschließlich dem Fahrer zu, nicht jedoch dem Mitfahrer. Entstehen bei Fahrten für den HSV mit öffentlichen Verkehrsmitteln keine Mehrkosten, weil der Fahrer aus anderen Gründen bereits einen Fahrschein erworben hat (z.B. Monatskarte), so sind die Kosten für den Fahrschein anteilig erstattungsfähig. Hierfür sind die dem Fahrer entstandenen Kosten für den Fahrschein im Nutzungsverhältnis

zu § 7 Nr. 5, Verpflegungsmehraufwendungen: Dienstreisen im Inland (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG; Stand 01.01.2007)

zu § 7 Nr. 6, Übernachtungskosten: (R 40 Abs. 1 LStR, Stand 01.01.2007)  Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nachgewiesen und lässt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten im Inland um 4,50 € zu kürzen